Sistema de Controles
Servilit
Muita informação, espalhada
em sistema e planilhas
sistema só para o básico
O SIGER cuida do financeiro e do faturamento. O resto fica de fora.
para ver o resultado de cada contrato
Orçado × realizado e DRE só saem depois do fechamento do mês, com cruzamentos feitos à parte.
controles manuais
DFP à mão, VT, VA, plano de saúde, férias, exames, ocorrências, caixa, combustível, rateios...
Tudo começa no orçamento
e termina no resultado
Cada lançamento já nasce ligado ao contrato. É isso que faz o resultado de cada um aparecer sozinho.
6 áreas, tudo conectado
Comercial
Financeiro
RH / Folha
Operação
Suprimentos
Gestão
O caminho de um contrato no sistema
Nas próximas telas, cada etapa acontece sozinha, como um vídeo. Dá para pausar e clicar em qualquer passo.
Funil de vendas
Cada cliente em potencial vira um cartão que anda sozinho conforme o que acontece. Substitui o CRM que vocês pagam hoje.
- Novo contato cadastrado (indicação, site ou licitação)
- Visita marcada: o sistema lembra no dia
- DFP pronto e enviado: o cartão vai para Proposta enviada
- O cliente respondeu: Em negociação
- Negócio fechado: Ganho e o contrato é criado com um clique
Prospecção
Visita
Proposta enviada
Em negociação
Ganho
DFP: do cálculo ao e-mail para o cliente
Ninguém lança DFP à mão. O sistema faz as contas pela convenção e já deixa o e-mail pronto.
- Escolhe a cidade, a função e a quantidade de postos
- O sistema puxa a convenção e calcula tudo sozinho
- Clica em Enviar ao cliente: o e-mail já vem escrito
- Só preenche o e-mail do cliente
- Clica em Enviar: o DFP fica como Enviado
- Quando o cliente responde, fica Em negociação
conforme nossa visita, segue a proposta para os serviços de limpeza com 4 postos, já com os valores da convenção de Esteio. Fico à disposição.
Atenciosamente, Servilit
Contrato: nasce do DFP aprovado
Nada é digitado de novo. O contrato herda tudo do DFP e avisa as outras áreas.
- Os dados vêm do DFP: cliente, postos, valor, cidade
- O sistema cria o centro de custo do contrato
- Retenções da nota e ISS ficam configurados
- O RH recebe os postos para contratar
- Datas de dissídio e de renovação já ficam agendadas
Nota fiscal: da medição ao dinheiro na conta
A nota sai com as retenções certas e o recebimento é conferido sozinho no extrato.
- Medição do mês: postos, dias e glosa
- Nota calculada com as retenções do contrato
- Clica em Emitir: NFS-e nacional
- Nota e boleto vão por e-mail ao cliente
- Entra no contas a receber
- O pagamento chega no extrato e é conciliado
Folha: o mês fecha quase sozinho
Tudo o que acontece com as pessoas no mês já está no sistema quando chega o fechamento.
- Postos do contrato × pessoas contratadas
- O supervisor lança o atestado pelo celular, com foto
- O ponto é importado: faltas e horas extras
- VT e VR do mês calculados, já sem férias e saídas
- Fechamento: Excel pronto para a contabilidade
- A folha volta e o sistema confere rubrica por rubrica
- O custo vai para o orçado × realizado do contrato
Plano de saúde: exclusão em dois cliques
Quando alguém sai, o pedido de exclusão vai para a operadora no mesmo dia, no formulário dela.
- A rescisão é lançada: o sistema avisa que a pessoa ainda está no plano
- Seleciona e clica em Pedir exclusão
- O formulário da operadora já vem preenchido
- O e-mail para a operadora já está pronto: Enviar (ou Abrir para ajustar)
- Fica registrado: exclusão pedida em 05/10
- Na próxima fatura, o sistema confere se saiu e aponta crédito
VT e VR: pedido certo e desconto certo
O pedido do mês sai pronto e o desconto na folha segue a regra de cada contrato.
- O pedido do mês é montado sozinho com os ativos e os dias úteis
- Férias, afastamentos e saídas já saem do pedido
- O relatório do fornecedor é conferido com o pedido
- O desconto na folha é calculado pela regra do contrato
- Alertas: pagamento em dobro, sem desconto, cartão de quem saiu
Resultado: cada contrato mostra se dá lucro
Como tudo nasceu ligado ao contrato, o resultado aparece sem cruzamento à parte.
- Cada pagamento e cada pessoa já estão no centro de custo
- Orçado × realizado, item por item
- DRE do mês
- O Consultor da Adiles explica em português simples
O que deixa de ser manual
| Tarefa | Hoje | Com o sistema |
|---|---|---|
| Conferir a fatura do plano de saúde | Linha por linha, na mão | Sobe a fatura, o sistema aponta só o que está errado |
| Fechamento para a contabilidade | Juntar ponto, faltas, VT, VA e plano | Excel pronto, uma aba por assunto |
| Exames periódicos | Controle em planilha | Datas calculadas, lista do que vence |
| Resultado de cada contrato | Cruzamentos mensais à parte | Orçado × realizado sempre atualizado |
| Imposto por contrato | Rateio manual da guia | Rateado pelo faturamento do mês, com conferência |
| Atestados e ocorrências | WhatsApp e papel | Lançados pelo supervisor, com foto e registro permanente |
A IA faz o trabalho chato.
Vocês só conferem.
Lê documentos
Convenções coletivas, faturas de plano, clínica e cartão de crédito, notas sem XML. Nada é salvo sem alguém conferir.
Sugere a classificação
Centro de custo e conta de cada pagamento, aprendendo com o histórico.
Explica o resultado
"Como está meu DRE?" A resposta vem em português simples, com o que ajudou, o que pesou e o que merece atenção.
Toda leitura tem trava: se a soma não bate com o total do documento, o sistema avisa e não aprova sozinho.
Em 90 dias, sem o SIGER
Conhecer e montar
- Conversa com cada área para entender a rotina
- Dados do SIGER trazidos para o sistema novo
- Cadastro de contratos, pessoas e benefícios
Rodar junto
- Sistema novo e SIGER em paralelo
- Conferência dos números lado a lado
- Ajustes do que for preciso
Só o sistema novo
- Uso no dia a dia por toda a equipe
- Exportação final do SIGER
- Cancelamento do SIGER
Nos primeiros 90 dias, ajustes e inclusões dentro do que foi apresentado não têm custo extra.
Dinheiro que escapa hoje,
sem ninguém perceber
Na conferência de maio a agosto (plano de saúde, VT e VR × folha) apareceram valores que o sistema confere sozinho todo mês. Ainda estão em confirmação com o RH.
Plano de saúde
por mês · ex-funcionários ainda cobrados e coparticipação paga sem desconto
Vale-refeição
por mês · cartão carregado nas férias e depois da saída, desconto que não foi feito, pagamento em dobro
Vale-transporte
por mês · VT sem o desconto de 6%, cartão carregado nas férias e depois da saída
Perda provável
cerca de R$ 59 mil por ano
Ainda pode ser maior
Dependentes do plano: as operadoras cobraram R$ 40 mil em 3 meses e a folha descontou R$ 3 mil. Se a regra for o funcionário pagar o dependente, são até R$ 12 mil por mês.
Valores potenciais, em confirmação com o RH. Parte não tem mais como ser recuperada (ex-funcionários), mas deixa de acontecer daqui para a frente.
Quanto vocês gastam hoje
SIGER
por mês
Cruzamentos e relatórios
por mês (meu serviço atual)
CRM de vendas (Gluo)
por mês
Total
por mês · R$ 78.029 por ano, todo ano
E mesmo assim boa parte dos controles continua em planilha.
Um projeto, sem mensalidade no 1º ano
Projeto completo
sistema completo, implantação e 90 dias de ajustes
Manutenção
no 1º ano. Depois, R$ 1.500/mês (suporte, hospedagem, correções e ajustes de regras).
Na transição
por mês pelos cruzamentos nos 3 primeiros meses, em vez de R$ 2.500. Depois, o sistema faz sozinho.
Os dados são sempre da Servilit, com exportação garantida a qualquer momento. Nos primeiros 90 dias, ajustes dentro do escopo apresentado não têm custo extra.
Mês a mês: do 13º mês em diante, só economia
| Período | Hoje | Com o sistema | Diferença/mês |
|---|---|---|---|
| Meses 1 a 3 SIGER + Gluo + cruzamentos + parcela | R$ 6.502 | R$ 12.252 | − R$ 5.750 |
| Meses 4 a 12 só a parcela | R$ 6.502 | R$ 6.750 | − R$ 248 |
| Do mês 13 em diante só a manutenção | R$ 6.502 | R$ 1.500 | + R$ 5.002 |
Do 4º ao 12º mês o custo fica praticamente igual ao de hoje (R$ 248 a mais). A partir do 13º mês, ela paga R$ 1.500 em vez de R$ 6.502: economia de R$ 5.002 todo mês.
Em 4 anos: R$ 160 mil a menos
| Ano | Hoje | Com o sistema | Acumulado |
|---|---|---|---|
| 1º ano | R$ 78.029 | R$ 97.507 | − R$ 19.478 |
| 2º ano | R$ 78.029 | R$ 18.000 | + R$ 40.551 |
| 3º ano | R$ 78.029 | R$ 18.000 | + R$ 100.580 |
| 4º ano | R$ 78.029 | R$ 18.000 | + R$ 160.609 |
| Total em 4 anos | R$ 312.117 | R$ 151.507 | R$ 160.609 |
Começa a economizar
Economia por mês depois
Do 2º ano em diante
por mês, em vez de R$ 6.502
Economia + o que deixa de escapar
Economia com sistemas e serviços
por mês, a partir do 13º mês
Perdas que o sistema confere sozinho
por mês, desde o início do uso
Juntos
por mês a partir do 2º ano · cerca de R$ 119 mil por ano
As perdas são potenciais e estão em confirmação com o RH. Não entra aqui a regra dos dependentes do plano, que pode somar até R$ 12 mil por mês.
Próximos passos
2. Aprovar a proposta
3. Começar pelas conversas com a equipe